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July 02, 2010

兩句故事結局還有少許辦公室生存之道。

還記得上回提及的Presentation嗎?

落筆一刻,整個工作對我而言仍未正式完結(我想直到Presentation那天我才可以安心close file吧)。但根據這一個月斷斷續續的Follow-up,其實都可以準備結案陳詞了。

其實我交完初稿以後,老闆還是如我所料地「照單全收」。

的確,我的Design怎麼可能有人會不收貨?

然而這一個月還是間中要修改再修改。主要都是因為她改了內容,然後其中幾張Slide的格式又「順手地」執一執。好,這次改一版,那次又突然要把一整個的Word File、一版Spreadsheet放進去中間…(最後我把那些File列印成圖片放進去。)

然後好啦,這天又改內容。

終於在改內容的時候我的Template Design都被「順手地」改掉了。

嗚,我的「Web2.0世代 x Keynote簡約風格」一下子打回原形倒退到「Microsoft Office 2000年代」。

關鍵在那裡你知道嗎?

有否聽過有個上年紀的產物叫做「文字藝術師」?

你知道當文字藝術師配上新細明體的英文字體是如此令人反胃的設計嗎?


「改顏色唔緊要,點解要用隻咁核突既字型呢。」我心想。

「唔,我見你個標題字型改左,要跟返呢個定用返我舊個個?」我垂死掙扎著。

唉。

我決定不會在修改完畢後,很自戀地再從頭播放一遍。

我也不會跟別人說,這個第七版的Template是本人設計的。

需知道,望著那字型,我就自然覺得這是會在彈出文字時會先自轉兩圈再加上好九十年代的音效那一種。

嗚。

故事完。我希望不要再發生甚麼令我值得寫下來的事情。



然後近來同一個Office的另一個Team的工作我都在做了。

為什麼?是因為我太空閒、太冗員而又不准我在上班時間打Blog嗎?

非也。是因為我知道得太多。整個Office居然就只得我一個八十後懂得寫Excel Macro。

然後不知道在甚麼高層會議中,甚麼人點了我的名。「阿邊個識架應該。」

於是我就獲邀出席了一次飯局,參加一次會議,再加一個Training,然後寫了幾天Macro。

「可唔可以加呢個?可唔可以咁樣做?」

好好好,我全都會,我都是萬能的。

只要一個人稱自己為「識電腦」,所有電腦問題他都可以應付得了,「識電腦」就是等於萬能。

你們不都是這樣想的嗎!?

嗯,自從近來在辦公室發生這些事之後,我下定決心,下一份工要低調,最好不要在人家心目中留下一個「識電腦」的印象。

這是會害死自己的。

不是因為我推卸責任,而是當全世界都把你當作是萬能俠的時候,你一句「呢個唔識」可是會扣分的。因為當人家認定你是「萬能」的時候,你就要隨時準備轉個身就撕開恤衫變身然後飛上天。但做萬能俠,都被人認定為「應份」的,下次一出問題還是會找上你。但升職加薪與你的傑出表現,又其實沒有必然關係。

世界沒有萬能俠,有萬能俠本領的人也早就全都「上位」去指揮使喚那些不是萬能俠的人。

而我,我只想做一個聰明的平凡人。

所以,要低調。

May 26, 2010

Presentation III

在我的日常工作範圍之內,Office三寶(即Word/Excel/Powerpoint)使用頻率最高的是Excel,畢竟職位也算是Accounting的工種。而Word的使用率也只有Excel的一半不到,至於Powerpoint呢,若果我Full Screen打開PPT,基本上路過的人都會知道我其實在躲懶,因為正常情況之下真的不會用得上。簡直是埋沒了我的才能。

咳唔,之所以用上「才能」去形容我在PPT上的技巧,都多得一眾大學同學賞面,不然怎麼會在我在上班的時日,都突然會找上門然後叫我為了他們的Presentation設計一個PPT Template?其實我真的不會設計,只是自覺很有一套去應付大學Presentation的PPT設計而已。另外,專誠為了一個特定主題去設計一個PPT,個人覺得是很有趣的一件事啦。

回到正題。話說是日上司要準備一個Slideshow,內容早就有了,只是有點排位、設計、格式上的小問題,就叫我「執執佢」。當下是欣然接受,問過了有關的特定要求之後就豪言「聽日比返你睇睇」。

當然一晚「起貨」不成問題(註:由於公司素材有限及版本問題,我自行要求「不如我拎返屋企幫你執),但要老闆收貨才是難事。

以前在大學時期,做Template Design的是我,而User也是我,當然能夠修改到自己滿意為止,自覺切合主題了,色彩配搭得宜了,就自然認為能讓Audience眼前一亮,務求未開口先加印象分。

但老闆是另一個人。職位比你高的人。

平時為同學服務當然也可以很隨意,反正對方若有任何不滿意,回贈一句:「__!你自己做返囉!」就可以令對方乖乖照單全收、不打回頭。最後有否採用我的Template,或是無奈自行再做,其實我真的不在乎:「又唔係我用!」

但這次是老闆。任何時候要跟老闆玩猜心意遊戲都不是一件易事。

別要相信他說:「我無乜要求,個Design你話事。」

那是世紀十大謊言的Top3。

「到底改佢個背景得唔得?」
「到底字型顏色用咩先岩?」
「唔要咁死板,但係用鮮色又會唔會輪到佢覺得唔夠Formal?」
「一版"END"又一版"Q&A"咁無謂,好唔好幫佢合併成一版過?」

本文面世一刻我已經改好整個PPT了,可以概括地形容整個設計為:簡單至上(一來不想太重口味難接受、二來方便作第二輪第三輪修改)、沿襲原版色調風格、整體感覺其實很公式化(想像得到的藍加白作主色)。

總之Design有沒有品味、風格是其次,收貨才是正經事。早就預計會有機會打回頭,但我暗暗希望不要超過三次就好了。

同場加映:打文的同時就很自然地想起這篇很感同身受的漫畫,本文很悶,但這篇漫畫很精彩 — How a Web Design Goes Straight to Hell

December 12, 2009

Presentation II

這回說的Presentation是另一個意思:就是怎樣把你的Output好好包裝再上呈的那種Presentation。

手頭上有一個工作,其實內容一早就做好了,但因為是Ad hoc task的關係,整個Report沒有既定的格式,於是一切都由我自行創作,交了功課之後再看老闆意見。偏偏老闆就是喜歡執著Presentation,而更"偏偏"的,是我這份Report偏偏要經過三個不同職級的老闆檢閱之後,全都Approve才算完成。

事情經過不多描述了,總之下筆這刻,Report還在我公司檯面上為第二位老闆的意見作修改中,而且還沒有見過最後的Boss。

這篇的主旨不是抱怨老闆都愛挑剔,而是想說在修改再修改的過程之中,我那份Report由中等厚度變厚起來又再變薄起來,同一個內容,改了又改之後,竟然與初版完全不同。然後在Report中間夾帶的參考資料又由少變多又變少,最後只剩三份資料夾進上呈的Folder之中,但放在檯面備用的卻接近廿份。那堆資料可是我花了好幾個下午去搜刮再整理的…

也不是想說我的心血被糟蹋了,只是發覺在Office打工,要記得:「過得到自己過到人。」尤其是在這個社會,甚至你做的東西是真或假也好也不是最重要(但我想強調我這個task沒有任何"假"的成份啦…),只要全世界滿意,就已經滿分了。反正打工就是為了要please all people you need to please。你到底做了甚麼,是偷懶隨意交功課或是無數心血不被發現也好,也根本不是重點,只是what you present 才是代表了你在這個空間的存在意義。一切在辦公室裡頭的東西,都不過是people-oriented。

所以呢,還好我早就在大學就懂得這個道理,於是再修改多幾多次也好,也只是一個工作需要,絕對不需要跟自己的自尊心扯上關係。要改,未必是你不好,只是他不喜歡你的Presentation而已。

December 10, 2009

Presentation I

在大學常有的"Presentation",中文到底怎麼翻譯才好。想了好久才閃過一個詞:簡報?Anyways.

是日聽了一個Presentation,同事工作需要,我捱義氣試聽一次Rehearsal,嘗試給幾句Feedback。事情就是如此經過:由於這個Project完全不是我的工作範圍之內會接觸到的東西,也因為這個Presentation是為了要Implement一個新Information System去Replace現有的系統,所以整個Presentation的內容很Technical,很多從來我不知道的terminology + formulas + concepts + procedures.

於是這個Rehearsal讓我回到校園:就如上Lecture聽不懂就打瞌睡,偶然抬抬頭點頭示意,但同事發現我根本沒跟Presentation Flow揭Notes的時候,大家都笑了。

事後我問:其實到底有人會懂你們在說甚麼嗎?同事答:早就預計他們不懂啦,我們Study了幾個星期的東西怎麼可能用30分鐘讓別人明白?

對了,這就是讓我想了好久的問題。What's the meaning of the presentation?

做Presentation不應該就是讓別人了解一樣你想表達的東西嗎?既然是communication,不應該是要effective嗎?今天我遇到的situation,就好像「我要把我想告訴你的全都告訴你」,但我覺得完全忽略了其實要將這一堆「Study了幾個星期的東西」transfer到另一個其實沒有甚麼相當Background、又不太懂「你在說甚麼」的Party身上,做一個30分鐘的Presentation,其實成效很低。

要effective communication其實應該還有很多方法吧,但這就是香港式生活,難道也要別人同樣去Study幾個星期嗎?所以最速食最常見的,就是這些「講完都唔知講乜」的Presentation,換來的,也就像香港式的大學Lecture一樣:你在說,我在睡。

後話:對了,我是故意地中英夾雜的,這樣才像一個香港的Office的communication嘛。

 

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